NOTE N°2022/001/DEGSS PORTANT ORGANISATION INTERNE DE LA FACULTE DE DROIT, ECONOMIE-GESTION ET DES SCIENCES SOCIALES

L’objet de la présente note est de décrire en détail la nouvelle organisation interne des services au sein de la Faculté de Droit, d’Economie-Gestion et des Sciences Sociales.

La mise en place d’une note d’organisation qui régira les activités ainsi que les différentes tâches attribuées à la Faculté est jugé indispensable tant vis-à-vis de l’extérieur (usagers) qu’au sein des principaux responsables qui ont eu le besoin d’opter pour l’adoption d’un cadre juridique de base. Ainsi, l’objectif est double : d’un côté, le contenu fera office de standard de service reconnu comme une structure de référence pour toutes les activités. D’un autre coté, il servira d’instructions permanentes auxquelles les enseignants ainsi que les personnels techniques et administratifs n’auront plus qu’à se conformer.
Il est jugé utile de rappeler que la Faculté fonctionne sous l’égide de quelques structures, objet de la présente note d’organisation, telles que :

• Le Conseil de Faculté pour les tâches relatives aux politiques internes de l’établissement
• Le Conseil scientifique qui s’occupe des décisions purement pédagogiques
• Les membres du Jury pour le traitement des notes
• Le service de la scolarité pour le traitement des dossiers des étudiants

Ainsi, cette note vise à organiser en détails les tâches de ces différentes structures afin d’optimiser les services devant être rendus par la Faculté.
Enfin, la nécessité d’une coordination entre ses différentes structures a été jugées indispensable suite aux multiples évolutions existantes dans la vie universitaire actuelle.

I- De la procédure d’entrée en Première année de Licence (L1)

La procédure d’entrée en première année de Licence au sein de la Faculté de Droit, d’Economie-Gestion et des Sciences Sociales se fait soit :

• par le biais d’un concours
• par sélection des dossiers

1- Le concours

Le concours est le procédé par lequel il est imposé aux candidats d’effectuer un examen sous forme d’épreuves écrites dans le but de sélectionner les meilleurs.

2- La sélection des dossiers

La sélection des dossiers est la procédure par laquelle une Commission composée des membres du Conseil scientifique se réunit pour sélectionner les candidats en fonction des critères de sélection validés en réunion par ce dernier.

II- Des dossiers utiles aux étudiants

Au cours de la vie universitaire, les étudiants ont le droit de formuler une demande écrite dans l’optique d’obtenir des documents qui leur sont utiles dans l’accomplissement ou la poursuite de leur cursus.

1- Des relevés de notes

Les relevés de notes sont les documents officiels qui contiennent les notes et crédits finaux obtenus par l’étudiant au cours de ses années universitaires.
L’étudiant a le droit de demander un relevé de notes en remplissant le formulaire disponible au service de la scolarité dans lequel il mentionnera toutes ses informations personnelles.
La Mention sollicitée est tenue de délivrer les relevés de notes au plus tard sous 72h ouvrables à partir de la date de dépôt de la demande sauf le cas d’une impossibilité manifeste.
L’étudiant est tenu d’assurer la véracité de ses informations.
La demande d’un relevé de notes fait l’objet d’un frais fixé par le Conseil de Faculté à verser auprès du service comptable.
Toutefois, une semaine après la publication des résultats finaux (sessions de rattrapages) les relevés des notes seront délivrés systématiquement sauf impossibilité manifeste.

2- Des attestations de réussite

L’étudiant a le droit de faire une demande d’attestation de réussite adressée au Doyen de la Faculté pour les niveaux L3, M1, M2.

3- Des demandes de diplôme

L’étudiant peut faire une demande de diplôme en remplissant le formulaire disponible à la scolarité.
L’étudiant est tenu de fournir toutes les pièces nécessaires à cet effet pour activer le traitement.
Le traitement de ladite demande auprès de la scolarité s’effectue sous 7 jours ouvrables sauf impossibilité manifeste. La suite dépendra du service des diplômes auprès de la Présidence de l’Université.

4- Des autorisations de soutenance

L’étudiant a le droit de demander une autorisation de soutenance auprès du responsable de mention ou du Coordonateur de formation de son appartenance.
L’étudiant est tenu de joindre à sa demande ses relevés de notes de sa première année jusqu’à la troisième année de Licence ou Master.
Le responsable de Mention ou le Coordonateur de formation est tenu de donner suite à la demande sept (7) jours ouvrables après la date de dépôt.
L’étudiant n’ayant pas d’autorisation ne peut en aucun cas soutenir son travail de mémoire sous peine d’annulation. Toutes les demandes autorisées doivent faire l’objet d’un affichage.

5- Des lettres de recommandation

L’étudiant désirant obtenir une lettre de recommandation peut faire une demande auprès du responsable de mention ou du Coordonateur de formation de son appartenance si l’étudiant est en L1, L2, L3.
Pour les étudiants ayant déjà soutenu leur mémoire, ils doivent adresser leur demande auprès de leur encadreur pédagogique.

6- Des lettres d’introduction ou autorisation de stage

L’étudiant peut demander une lettre d’introduction ou autorisation de stage en remplissant le formulaire disponible auprès du secrétariat de la Mention/ Formation de son appartenance ou le Doyen dans lequel il mentionnera toutes ses informations personnelles.
Le responsable de Mention ou le Coordonateur de formation est tenu de délivrer l’autorisation sous 72h ouvrables.

III- Du Déroulement des examens

Tous les examens sont effectués dans les salles destinés à l’usage de la Faculté sauf en cas de force majeure.
Le bon déroulement des examens est assuré conjointement par le service de la scolarité et les membres du Jury.
Les enseignants doivent obligatoirement assister à l’épreuve où la matière traitée est la leur.

IV- Des traitements des notes

Les traitements de notes commencent par des travaux de transcription, de la délibération, jusqu’à la publication et archivage des résultats.

1- Des membres du Jury

Les membres du Jury sont nommés par le Doyen de la Faculté de l’Etablissement sur proposition des Responsables de Mention ou les Coordonateurs de Formation. Les membres de Jury sont composés :

• Du Président du Jury
• Des responsables de chaque niveau

Peuvent être nommés responsables de niveau :

• les enseignants permanents
• les enseignants vacataires ayant obtenu un avis favorable du collège des enseignants

2- Des pouvoirs des membres du Jury

Les membres du Jury sont compétents pour les travaux de traitement de note de la phase de :

• dépouillement
• transcription
• vérification
• délibération
• publication
• archivage
• réclamation

Les phases de dépouillement et de classement sont assurées conjointement par les enseignants, les personnels du service de la scolarité et si besoin, des personnes ressources extérieures.
La phase de transcription est assurée intégralement par les secrétaires de Mention.
Les phases de vérification, de délibération, publication sont assurées par les membres du Jury.
L’archivage des notes appartient aux responsables de mentions ou coordonateurs de formation.
Après la phase de publication des résultats, la possibilité de faire une demande de réclamation sera affichée par chaque Mention ou Coordination.
Les demandes de réclamation sont adressées aux membres du Jury. Il appartient à chaque étudiant d’envoyer sa demande au responsable de son niveau d’appartenance.

3- Des délibérations

Les membres du Jury sont les seuls habilités à prendre des décisions pendant la phase de délibération. A cet effet, ils disposent d’un pouvoir autonome et souverain concernant chaque étudiant.
Les décisions doivent être prises collégialement avec la présence obligatoire de la majorité des membres.
Les décisions prises dans la phase de délibération doivent obligatoirement être consignées dans un Procès Verbal.

4- Des publications des résultats

La publication des résultats est assurée par les membres du Jury en version physique.
Les résultats doivent être imprimés en 9 (huit) exemplaires pour notification pour :

• l’affichage
• le Doyen de la Faculté
• le responsable de la Mention
• le service de la scolarité (3)
• le service du diplôme de la Présidence
• le service d’équivalence des diplômes auprès du Ministère de la Fonction Publique
• le SIUVE

Cette tâche sera assurée par le responsable de Mention ou le Coordonateur de formation.

Fianarantsoa, le 14 septembre 2022

N.B: Approuvé par le Conseil d'Administration de l'Université de Fianarantsoa en sa session du 13 et 14 octobre 2022.